Reflexões sobre a Gestão de um Gabinete de Contabilidade

Os acontecimentos dos últimos anos fizeram com que as empresas de contabilidade acelerassem as mudanças nas suas práticas de trabalho, mais rapidamente do que nunca.

No último ano e meio, o trabalho remoto esteve muito presente. Mas os contabilistas podem continuar assim?

As micro e pequenas empresas em Portugal estão numa situação complicada.

Os contabilistas serão o seu apoio nos próximos meses.

O efeito cascata sentido nas micro e pequenas empresas será sentido pelas empresas de contabilidade.

Deveríamos, por isso, pensar em como os Contabilistas devem planear os próximos tempos – procurando novos fluxos de rendimento, cortando nos seus gastos ou concentrando os esforços na manutenção dos clientes.

Como apoio a essa reflexão colocamos as seguintes questões:

1 – Em que prioridades se devem focar as empresas de contabilidade?

O fortalecimento do relacionamento com os clientes existentes deve ser a principal prioridade para a maioria das empresas.

Não é surpresa dadas as circunstâncias. A Covid-19 interferiu até mesmo no negócio mais estável.

As empresas de contabilidade não ficaram imunes a isso, pois lidam com a quebra dos negócios dos seus clientes, com o corte de gastos, com a redução do número de colaboradores e com a forte aposta na adoção de tecnologia.

Impulsionar o crescimento deve ser uma alta prioridade para as empresas de contabilidade, mas isso provavelmente seria significativamente mais fácil se não tivéssemos sofrido uma pandemia global, a pior alteração económica em 100 anos.

Seja qual for a prioridade, este é um momento difícil para as empresas de contabilidade e, como sempre, as melhores, as mais ágeis, as que planeiam o futuro, triunfarão.

Previsivelmente, monitorizar os gastos é a terceira maior prioridade, apostando na digitalização dos procedimentos contabilísticos para proteger os seus resultados em face das potenciais dificuldades porque irão passar.

2 – Como devem as empresas de contabilidade fortalecer as suas relações com os seus clientes?

Os nossos clientes estão a enfrentar o desconhecido e precisam de mais suporte do que nunca.

A cada novo “apoio” (económico, financeiro ou fiscal), a nossa responsabilidade é garantir que os clientes possam aceder a todas as informações de que precisam, em tempo útil, mantendo um diálogo aberto.

Ajudar os nossos clientes a perceber as orientações do governo, a incorporar o que precisam e a não se prenderem nos detalhes.

O acesso aos dados e os canais de comunicação são uma necessidade constante e estão sujeitos a atualizações e correções permanentes.

Uma avaliação semestral dos sistemas atuais de acesso a dados e canais de comunicação permite corrigir e melhorar os procedimentos, economizando tempo e reduzir a pressão.

2.1. Como lidar com as tecnologias?

É muito fácil adotar os sistemas aos quais estamos acostumados. Mas manter-se atualizado com o desenvolvimento da tecnologia, estar aberto para experimentar novos softwares e sistemas, pode economizar muito tempo e dinheiro à empresa.

Particularmente porque o software líder está a tornar-se cada vez mais amigável do cliente.

Esteja na vanguarda. O plano de continuidade de negócios deve incluir tantas opções de software atualizadas quanto possível. Devemos tirar todo o proveito das tecnologias que utilizamos.

2.2. Avaliação de risco

Fazer um balanço sistemático por CAE, da sua base de clientes, para detetar, nomeadamente, a quantidade excessiva de clientes num determinado setor em dificuldades, existente no Gabinete, ou estimar o valor médio mensal das avenças.

Seria sensato adicionar à estratégia de continuidade de negócios um plano para aumentar as disponibilidades do Gabinete, acelerando a cobrança das avenças.

3 – Como devem as empresas de contabilidade reduzir gastos?

As empresas devem reduzir os gastos do seguinte modo:

• Cooperar com parceiros para poder fornecer serviços de maior valor acrescentado aos clientes;
• Introduzir iniciativas de redução de gastos operacionais em toda a empresa não descorando a formação de colaboradores;
• Antecipar decisões de investimento em novas tecnologias reduzindo gastos futuros;
• Apostar numa equipa consistente, evitando mudanças frequentes do quadro de pessoal e retirando o máximo do potencial de cada colaborador;

3.1. Porque se deve contratar “terceiros”?

As firmas de contabilidade, como muitas empresas, começam por fazer tudo sozinhas.

Mas ser “pau para toda obra” só até certo ponto! Faz mais sentido para os negócios recorrer especialistas em diferentes áreas.

Como exemplo, o marketing. Não é aconselhável que se queira contratar um redator, um designer gráfico, um profissional de marketing. Pode-se recorrer a terceiros para o marketing e ter acesso a uma ampla gama de funcionalidades pelo preço de uma ou duas equipes permanentes.

Se contratarmos um profissional de marketing, ele não terá a gama de funcionalidades e capacidades que uma agência possui.

Os principais benefícios da contratação de terceiros são:

• aceder a uma ampla gama de áreas, pagando apenas pelos serviços que usa;
• conversar com especialistas externos, diagnosticando problemas ainda não detetados;
• adaptar o Gabinete para atender às suas necessidades, permitindo qua a equipa se concentre no negócio principal.
• trabalhar com o parceiro (terceiro) conforme o necessário, alcançando uma flexibilidade de pessoal e economia de escala que não existe com funcionários internos.

4 – Como devem as empresas de contabilidade impulsionar o crescimento em novos clientes?

Algumas ideias de marketing para impulsionar o crescimento de novos clientes:

• Analise a procura diariamente;
• Identifique corretamente os serviços procurados;
• Confie na sua marca, no serviço prestado transmitindo aos colaboradores que se trata duma equipe vencedora;
• Foque-se nos aspetos positivos que oferecemos de forma única ao cliente;
• Certifique-se de que cada visitante do site é um potencial cliente;
• Priorize as chamadas telefónicas;
• Exiba claramente o seu número de telefone, no site;
• Adicione chat ao vivo, no seu site;

5 – A importância do site de uma empresa de contabilidade

No mundo dos negócios, um site é o equivalente à vitrine e à listagem nas páginas amarelas. É o cartão de visita da empresa

É seguro dizer que a maioria das pessoas começa o seu dia acedendo à internet. Então a facilidade de encontrar uma empresa e a navegabilidade de seu site é crucial para conquistar visitantes.

O site da sua empresa é um ativo importante. Afinal, é a primeira experiência que muitos dos seus clientes e potenciais clientes têm com a sua empresa.

No entanto, a importância do site não se deve sobrepor à confiança transmitida, essencialmente, pelos clientes, parceiros e colaboradores.