Erros comuns nas cartas comerciais e como evitá-los

Analisamos os erros mais comuns na redação de cartas comerciais, as suas repercussões e possíveis soluções.

Descubra os erros mais comuns nas cartas comerciais e como os pode prevenir ou remediar.

• As cartas comerciais são um sinal da qualidade da comunicação da sua empresa.
• Existem muitas soluções para resolver os erros destes documentos.

A carta comercial é um documento fundamental nas relações com clientes e fornecedores. Deve ser utilizada para fazer ofertas, pedidos, reclamações, sugestões, lembretes, avisos, confirmações, etc.

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Na prática, porém, não é raro que os objetivos não sejam atingidos devido a erros nas cartas comerciais. As fontes de problemas são muitas, mas as soluções também o são, sobretudo numa época de progresso tecnológico e organizacional.

Falta de identificação 

A maior parte das cartas comerciais tem como objetivo levar o destinatário a tomar alguma medida. Para tal, é muitas vezes necessário dar uma resposta à nossa empresa. Por conseguinte, é essencial que seja claro a quem deve ser dirigida e quando e como pode fazê-lo.

No entanto, a questão é que as informações de contato não são as mesmas para todos os públicos. Por exemplo, não é a mesma coisa enviar uma carta comercial para uma grande empresa do que para uma pequena, para um cliente habitual ou para um cliente ocasional, para um cliente nacional ou para um estrangeiro… A compreensão e as circunstâncias de cada um exigem explicações diferentes.

Neste, como noutros domínios, a resposta é a personalização. Atualmente, é mais fácil do que nunca enviar cartas comerciais com o conteúdo adequado a cada destinatário. Pode mesmo trabalhar com ferramentas que automatizam parte do processo. Por exemplo, uma parte significativa do conteúdo da carta pode basear-se em informações recolhidas em etapas anteriores da relação com o destinatário.

Ignorar os incentivos

Quando se pretende incitar um comportamento específico na outra parte, não se pode pensar na carta comercial como uma magia. O seu interlocutor não vai fazer o que pretende só porque lhe enviou um documento, por mais convincente que seja.

Por isso, é preciso estudar os objetivos da outra parte e analisar como introduzir os seus nos dela. Tentará garantir que a melhor resposta para o destinatário da carta comercial é agir como pretende.

Por exemplo, se fizer uma oferta, tentará levar o cliente a efetuar uma encomenda nas condições mais favoráveis para si. Mas, para o fazer, terá de promover uma troca que seja razoável para o seu cliente.

Carta comercial irrealista

Embora possa haver elementos meramente sugestivos, apelos ao futuro ou projeções sujeitas a incerteza, o conteúdo deve ser realista. Não se pode oferecer o que não se pode dar. Normalmente, não é útil fazer afirmações impossíveis. Também não ajuda fazer afirmações inexatas ou falsas.

Nalguns casos, o problema é organizacional: quer-se expressar o que deveria ser, mas não se consegue. Noutros casos, o autor revela deficiências nos seus sistemas de informação, não tendo, em suma, conhecimento da realidade da sua atividade e do seu ambiente.

Nas cartas comerciais, como noutras formas de comunicação, a tecnologia é o seu grande aliado para encontrar o conteúdo e a forma adequados.

Em ambos os casos, pode ser muito útil ter as soluções de gestão corretas. Por exemplo, com o Sage 50, pode ter uma visão holística do que se passa dentro e fora da sua empresa e agir de forma mais coordenada.

Erros linguísticos

Não se trata apenas de acentos e letras erradas. Há muitos tipos de erros, e alguns passam mesmo despercebidos a um grande número de pessoas. Por exemplo, o uso abusivo de maiúsculas, as vírgulas mal colocadas ou a desadequação entre o sujeito e o verbo são muito comuns.

Estes erros devem ser evitados, antes de mais, para não serem ambíguos ou confundirem a leitura, o que pode levar a conflitos. Além disso, podem deixar uma má imagem na mente do destinatário da carta comercial e tendem a tornar a leitura da carta menos fluente.

Para além da utilização de corretores ortográficos, a solução passa geralmente por uma escrita cuidada. Em qualquer caso, é uma boa ideia rever as cartas comerciais antes de as enviar. Também é útil que sejam revistas por outras pessoas que não os redatores. E, claro, é uma boa ideia encarregar as pessoas com melhores competências linguísticas da sua empresa da supervisão.

Comprimento incorreto

Cada carta comercial tem o seu comprimento ideal, tal como a informação que lhe está associada. Além disso, as suas secções também devem conter um número de palavras de acordo com as necessidades de cada caso.

É mau quer ficar aquém quer exagerar. Um número demasiado reduzido de palavras pode fazer com que se diga que é preciso extrair as informações necessárias. Demasiadas palavras tornarão a leitura mais complexa e fastidiosa, sem fornecer nada de novo.

Em geral, a solução mais prática é optar por formatos com um comprimento padrão. Com estes, para cada tipo de carta comercial, define-se um número de palavras. No entanto, se as circunstâncias o exigirem, pode encurtar ou alongar o documento.

Questões de tom

As cartas comerciais tendem a ser documentos relativamente formais. A exatidão é importante, caso contrário, podem ser uma fonte de conflito. No entanto, também se podem encontrar tons mais ousados, especialmente quando se enviam ofertas.

Estar demasiado próximo do destinatário pode ser perigoso, especialmente quando não existe uma relação próxima. Estar demasiado distante pode ser um sinal de incompreensão e falta de empatia, difícil de justificar na era do centrismo no cliente.

Mais uma vez, a solução reside na personalização e está no conhecimento comercial. Deve saber o mais possível sobre o seu destinatário para poder determinar em que aspetos deve ser mais próximo ou mais distante.

Em suma, as cartas comerciais requerem equilíbrio e cuidado. Além disso, deve colocar neles todo o seu conhecimento comercial e a iniciativa da sua empresa.