Como passar menos tempo a tratar da papelada?

Gerir um pequeno negócio pode ser um verdadeiro desafio pois obriga-o a fazer malabarismos para realizar uma série de tarefas, desde interagir com equipas de marketing e finanças até contratar pessoal, e fazer tudo pode consumir muito do seu tempo.

Muitas vezes, fica assoberbado com assuntos de mero expediente.

Segundo uma pesquisa recente da Plum Consulting e da Sage, as empresas estimaram perder 71 dias por ano em tarefas administrativas. Estamos a falar de 14 semanas de trabalho total e exclusivamente dedicadas a assuntos de mero expediente.

Entretanto, não consegue focar-se no crescimento do seu negócio ou simplesmente fazer o que gosta.

“Proporciono sempre aos meus clientes o serviço completo que eles querem e precisam”, diz Sarah Burns, dona da Prizeology, uma agência de promoções. “Isso é fundamental para mim e para os meus colegas – mas por vezes, com toda esta burocracia, sinto que não consigo trabalhar. Mobiliza todos os meus recursos. ”

Os seus colaboradores lidam com papelada por vários motivos. Como aliviar essa carga de trabalho na sua pequena empresa?

 
Optar pela automação

A vida de todos nós passou por uma revolução tecnológica, especialmente ao longo dos últimos anos devido às tecnologias móveis. Começaram por ter impacto na nossa vida privada, mas também se estenderam à nossa vida profissional.

O telemóvel pode substituir um bilhete de avião quando se apanha um voo. Os software de faturação permitem gerar faturas eletrónicas.

Estas são formas de automação que eliminam os constrangimentos decorrentes do expediente mas que demonstram que a automação não tem necessariamente que ser complexa.

“Utilizar a automação é fazer um uso mais racional do nosso potencial humano”, diz Jen Stirrup, fundadora da Data Relish, uma agência de consultoria especializada em ciência de dados e business intelligence. “A automação consegue reduzir e racionalizar tarefas para as quais não temos muito jeito – mas para as quais os computadores foram especificamente concebidos”. ”

“Queremos influenciar o fator tempo para poder acelerar os processos. Mas também queremos ser capazes de acionar o travão, para que em caso de erro, o ser humano possa intervir, controlar ou adaptar uma decisão tomada pela inteligência artificial.”

Como mencionado acima, a automação já está amplamente presente nos principais softwares de gestão, mas a necessidade de trabalho administrativo ainda é significativa. Por exemplo, muitas empresas utilizam um CRM ou sistema de gestão de relacionamento com o cliente. Esse sistema gere as interações dos clientes ao longo de todo o ciclo, desde a identificação dos potenciais clientes até à sua gestão como clientes. Em nenhuma fase deste ciclo uma empresa média precisa imprimir formulários destinados aos clientes ou atualizar detalhes das transações em papel.

“As melhores tecnologias são transparentes e nem se nota que elas existem”, acrescenta Jen Stirrup. “Limitam-se a fazer o seu trabalho. Quando funciona bem, a automação desvanece-se, embora continue a ser fiável para si ”

Em tecnologia, a RPA – ou seja, a automação de processos guiada por robots – é o primeiro nível de criação de tarefas replicáveis.

“Pode ser útil num ambiente empresarial preencher automaticamente os campos dos formulários”, diz Jen Stirrup. “Esta é uma tendência importante no setor e continuará a crescer à medida que as pessoas começarem a compreender melhor a automação de baixo impacto. ”

A Inteligência Artificial (IA) está a ficar cada vez mais popular. Os seus progressos são quase diários.

Hoje em dia, a maioria das implementações de IA estão relacionadas com a ANI – “Artificial Narrow Intelligence”.

“A ANI significa que a IA se distingue num único aspeto”, diz Jen Stirrup. “Vou dar o exemplo da assistente Alexa da Amazon. Pede-lhe para fazer algo, como tocar uma canção, e o dispositivo faz isso. Fá-lo muito bem. ”

“Há também a IA geral de que pode ver exemplos em filmes como o Terminator. Mas ainda estamos muito longe de chegar a essa fase. ”