Como implementar o downsizing na sua empresa?

A redução do tamanho ou downsizing, embora possa parecer paradoxal, pode ser um passo necessário para o crescimento. Controlar não só é medir, mas também regular, ter capacidade para adaptar a empresa às mudanças das circunstâncias. É habitual haver uma parte do nosso negócio de que tenhamos que prescindir para manter a eficiência.

Sem dúvida, uma das decisões mais complexas de qualquer empresa é a da dimensão. No entanto, uma vez decidida a redução, há outra que não o é menos: como realizar o downsizing. Vejamos os principais elementos-chave.

O quadro de pessoal como eixo central

Se realizarmos uma iniciativa de redução de pessoal, devemos ser muito cuidadosos na sua execução. Entre outros objetivos, procuraremos:

• Consolidar a retenção de talentos. Existe sempre o risco dos melhores trabalhadores terem medo de perder o seu trabalho e de acabarem por aceitar uma oferta de outra empresa. Pelo contrário, têm de estar cientes de que, com os novos planos, o seu papel no seio da empresa tem um maior sentido, viabilidade e projeção.
• Mitigar o risco de dependência dos trabalhadores-chave. À medida que ficamos com um menor número de efetivos, temos menos alternativas para os substituir. É necessário realizar uma procura contínua de talentos, quer interna quer externa.
• Planificar opções para os trabalhadores afetados pela redução. Por exemplo, podem ser consideradas iniciativas de outplacement.

A melhoria do fluxo da informação

A redução faz com que o organigrama possa reduzir os seus níveis ou a quantidade de departamentos. A estrutura, portanto, torna-se mais simples e os fluxos de informação notam-no. Chegam menos ordens e relatórios distorcidos. Em contrapartida, é possível que tenhamos alguns meios a menos (ou menos especializados) na tomada de decisões. Em todo o caso, o trabalho não fica por aí:

• Temos de aproveitar esta oportunidade para modernizar os fluxos de informação. As ferramentas colaborativas devem ser a norma numa empresa com uma estrutura mais simples. Abrem a porta a ajudas externas e equipas mais equilibradas.
• Temos de prestar muita atenção à tomada de decisões com uma empresa mais concentrada em áreas específicas. Para isso contamos com um grande aliado: a tecnologia oferece-nos soluções de gestão cada dia mais avançadas.
• Devemos aproveitar a maior simplicidade organizacional para alcançar uma maior fluidez na troca de informações entre formatos físicos e digitais.

Depuração de processos

Um dos objetivos deve ser a obtenção de uma melhoria tecnológica: ser capaz de fazer mais com menos. Irremediavelmente, isso levará a ter que mudar em maior ou menor medida os processos. Teremos que estudar alguns aspetos:

• Complementaridades. Alguns processos podem não parecer por si só rentáveis. Podem, à primeira vista, ser caros e aparentemente não lucrativos. No entanto, é preciso ver, antes de eliminar tarefas ou linhas de produção em que medida beneficiam outras áreas da empresa.
• Identificação de constrangimentos. É um dos grandes benefícios do downsizing. Tentamos descobrir o que prejudica o conjunto da empresa. Uma vez eliminados os recursos que limitam, é mais fácil poder crescer.
• Possibilidade de introduzir alguma tecnologia revolucionária. Há avanços que podem substituir muitos recursos, quer humanos quer materiais.

“A depuração de processos deve ser uma constante em qualquer iniciativa de downsizing”

O destino dos investimentos materiais

Quando diminuímos a capacidade, uma das facetas é a redução do pessoal. Junto com isso, o mais normal é que seja necessário repensar alguma parte dos investimentos materiais. Todo este processo deve ser planeado minuciosamente:

• Perguntaremos se existem para cada ativo possíveis usos alternativos dentro da própria empresa. É provável que alguns possam ser estratégicos para a empresa. Por exemplo, podem estar ligados à sua marca ou ao conhecimento associado às tarefas que se realizam com eles.
• Devemos também fazer uma avaliação do valor do mercado e dos custos associados à transmissão. Nesse sentido, pode ser conveniente ter alguma avaliação independente.
• Para nos desfazermos dos ativos, devemos ter atenção à forma jurídica. Nalguns casos, pode interessar vendê-los, mas noutros pode ser usado como ‘moeda de câmbio’ em operações com outras empresas. Por exemplo, pode ser do nosso interesse contribuir para a aquisição de uma participação noutra sociedade.
• Deve ser previsto um calendário até ao momento em que o ativo muda de uso ou saia do património da empresa. Avaliaremos a transição, as operações de manutenção e, até, os possíveis custos de remoção, se não encontrarmos outro destino.

Trabalhadores que se desvinculam da empresa, mas com os quais se mantém um contacto positivo.

Alterações financeiras associadas ao downsizing

Os novos planos de investimento devem ter um conjunto de implicações financeiras como as seguintes:

• As alienações podem contribuir para gerar fundos para a liquidação de certas dívidas. Se isso significa antecipar prazos, devemos avaliar as possíveis comissões associadas.
• Desinvestimentos também podem facilitar uma reestruturação do calendário de prazos de vencimento da dívida. Prestaremos atenção à forma como ficariam diversos ratios financeiros relacionados com o fundo de maneio, a alavancagem financeira, a composição do ativo circulante, etc.
• É preciso fazer também novas previsões de tesouraria. Devem ser considerados aumentos e diminuições de recebimentos e pagamentos associados quer a desinvestimentos quer a novos projetos.

As decisões comerciais e o downsizing

Todas as ferramentas de marketing mix podem se afetadas:

• Os novos preços deverão responder às mudanças nos custos. Além disso, devem ter em conta as eventuais reações da concorrência e a aceitação de alterações entre os clientes.
• O próprio produto é um dos grandes motores do downsizing. Por exemplo, pode ser necessário reconfigurar algum. É possível até que seja necessário fazer desaparecer alguma da nossa gama por obsolescência, fim do seu ciclo de vida, canibalização, etc.
• A publicidade será a nossa grande ferramenta de comunicação, especialmente junto dos clientes. Devemos ser capazes de lançar campanhas focalizadas nos benefícios das decisões tomadas: menores custos, alguma redução no preço, modernização…
• Será necessário fazer um esforço de distribuição. Os ritmos de vendas e aprovisionamentos mudarão e, nalguns casos, o produto. Isso motivará decisões sobre os canais de venda. Um exemplo é o propiciado pela orientação para os canais digitais em bens e serviços que estavam a ser distribuídos de forma tradicional.

Manutenção de contactos

As mudanças de capacidade afetam outras pessoas e empresas. Num cenário mutável e complexo, aqueles com quem hoje passamos a ter uma relação menos intensa, amanhã podem ser essenciais:

• É fundamental uma boa desvinculação dos trabalhadores afetados. Alguns podem ser recolocados noutras empresas e uma boa relação pode facilitar um contato valioso no futuro. Outros podem acabar por se reintegrar ao nosso próprio negócio.
• Também não é raro que o downsizing seja acompanhado da saída de alguns proprietários da empresa. Os antigos sócios, especialmente os fundadores e os envolvidos na gestão, fazem parte da imagem mental que os terceiros têm sobre o nosso negócio. É importante que a relação seja fluida e que as vendas de ações ou as devoluções de ações sejam efetuadas sem conflitos.
• Quando um produto desaparece ou quando muda e já não se adapta às necessidades de uma parte do público, torna-se num aspeto a dar especial atenção. Se, apesar da mudança das circunstâncias, avaliam a sua experiência connosco positivamente, há uma alta probabilidade de prescreverem a nossa marca. Devemos criar uma expectativa favorável para o futuro ou, em todo o caso, trabalhar uma boa lembrança do passado.
• Podem ser necessárias diversas reuniões com fornecedores importantes. Devem ser explicadas as mudanças e quais serão as nossas novas necessidades.

Proteção dos ativos incorpóreos

Quando planeamos o downsizing devemos considerar o impacto em determinados recursos intangíveis:

• Os clientes devem perceber que sairão beneficiados com a mudança. Não basta melhorar os processos e ser capaz de oferecer mais qualidade com menos recursos. Além disso, temos de ser capazes de o transmitir de forma credível.
• É provável que os nossos produtos ou as condições de serviço mudem. Temos que colocar as mudanças na mente dos clientes. Trabalharemos a imagem de marca mostrando que o essencial permanece e que o que varia fá-lo para melhorar.
• Se dispomos de patentes ou projetos de I+D+i, devemos reencaixá-los. Poderá ser necessário procurar novas orientações ou, até, transmitir a terceiros alguns projetos inovadores. O downsizing como conceito pode, e deve chegar a questionar que caminhos têm no futuro e quais não têm, no âmbito do impulso inovador da empresa.

Em resumo, no downsizing não se trata só de acertar com o tamanho da redução, mas da sua correta execução. Para isso, ter em conta os fatores que influenciam este processo, é essencial na decisão.